(persbericht)
Met de e-FA awards zet de Vlaamse overheid innovatie en digitale vooruitgang op financieel vlak voor lokale overheden en publieke organisaties in de verf. Stad Antwerpen kaapte vandaag de prijs weg in de categorie ‘publieke organisatie in Vlaanderen’ omwille van haar voortrekkersrol en de mooie resultaten die geboekt worden. In kwartaal 1 van dit jaar ontving de stad 50% van haar inkomende facturen via e-invoicing – het meest van alle lokale overheden. Voor de uitgaande facturen, ook naar particulieren, zit de digitalisering eveneens in stijgende lijn.
Sinds 1 april 2019 zijn de lokale overheden verplicht werk te maken van e-facturatie die aan de Europese normen beantwoordt. De voordelen voor zowel de overheid, als haar leveranciers en klanten zijn legio: de facturatie is zeker correct, de betaling verloopt sneller en efficiënter en de privacy kan beter gegarandeerd worden. Stad Antwerpen sloeg in 2016 de weg van de e-finance al in voor de inkomende facturatie van leveranciers en boekt jaar na jaar vooruitgang.
Digitale werkwijze voor inkomende en uitgaande facturen
In kwartaal 1 van 2021 verwerkte de stad 50% van 32.000 facturen van 700 verschillende leveranciers volledig digitaal. Dagelijks melden nieuwe leveranciers te willen meestappen in het systeem.
Ook voor de uitgaande facturatie hebben al 4000 klanten zich digitaal geconnecteerd. Het percentage varieert tussen de 10 en 30% per kwartaal, afhankelijk van het aantal eenmalige facturen. 34 klanten met het grootste volume aan facturen zijn definitief aan boord. Naar andere klanten voert de stad een actief sensibiliseringsbeleid. Ze kunnen eenvoudig digitaal betalen via een QR-code op de factuur en zo de gebruiksvriendelijkheid en voordelen zelf ontdekken.
Verschillende mogelijkheden om gebruiksgemak te vergroten
Om digitaal te betalen biedt de stad haar klanten verschillende mogelijkheden aan met naast het Mercurius-platform ook POM en Doccle. Deze opties zijn nodig, gezien de grote diversiteit aan klantengroepen waaronder burgers, bedrijven, bezoekers en studenten.
Digitalisering van volledige flow
Stad Antwerpen ziet de digitalisering niet enkel op het vlak van inkomende en uitgaande facturen, maar digitaliseert de volledige flow. Voor nutsbedrijven bijvoorbeeld verloopt die intussen zelfs volledig automatisch. Uiteraard past de stad wat ze uitdraagt ook zelf toe, want alle facturatie binnen de groep stad Antwerpen verloopt volledig digitaal.
Lovende commentaren van de jury
Dankzij haar inzet ontvangt Antwerpen nu de e-FA award. De jury lauwerde de stad voor deze sterke resultaten, voor haar niet-aflatende inspanningen sinds jaren en voor haar activeringsbeleid richting leveranciers en klanten. Daarnaast neemt de stad een actieve rol op om samen met de Vlaamse overheid digitale oplossingen te zoeken voor bestaande problemen. Ook schepen voor financiën Koen Kennis is trots op deze prijs: “Dit is een mooie erkenning voor de inspanningen die Antwerpen levert op het vlak van digitalisering. Ik wil in het bijzonder onze administratie danken voor hun werk, dat de klantvriendelijkheid en dienstverlening van de stad ten goede komt: sneller, efficiënter, correcter.”
Tot slot is ook de vernieuwing die de stad blijft aanboren de jury niet ontgaan. Sinds mei zet de stad ook e-ordening projecten op volgens dezelfde digitale standaard. De eerste e-orders zijn verzonden en via online-catalogi verloopt de samenwerking met leveranciers ook op dit vlak vlotter en efficiënter. Blijven innoveren en vernieuwen is de ambitie van stad Antwerpen, naast een blijvende activering van leveranciers en klanten, zelfs voor eenmalige facturen.